• 25 stycznia 2021

Wzrost firm wykorzystujących wideokonferencje do prowadzenia spotkań i nadawania innych ważnych aktualizacji był znaczny w czasie pandemii wirusa coronavirusowego - ale czy twoja etykieta jest na wyciągnięcie ręki?

Ponieważ wiele firm i organizacji w Wielkiej Brytanii zaczęło ponownie zatrudniać pracowników w miejscach pracy po zamknięciu, nadal będzie wiele firm, które nadal będą prosić pracowników o pracę w domu lub z dala od swoich zwykłych siedzib.

Aby rozwiązać problemy związane ze spotkaniami osobistymi i dużymi spotkaniami, prawdopodobnie wprowadzono wideokonferencje i rozmowy wideo jako tymczasowe rozwiązanie umożliwiające kolegom komunikację między nimi a kierownictwem.

Podczas gdy wideokonferencje nie są całkowicie nową koncepcją w świecie biznesu, w obecnej sytuacji na świecie wykorzystanie oprogramowania do wideokonferencji, takiego jak Zoom i Microsoft Teams, gwałtownie wzrosło.

Choć rozpoczęcie udziału w wideokonferencjach i rozmowach wideo jest dość proste, istnieje kilka kwestii, którymi należy się zająć, aby utrzymać profesjonalne standardy podczas każdej rozmowy lub spotkania oraz aby zachować efektywność komunikacji.

Tworzenie prostej konfiguracji oświetlenia do prowadzenia wideokonferencji

Jednym z pierwszych czynników, które należy uwzględnić przy pierwszej konfiguracji wideokonferencji, jest sprawdzenie, czy używasz odpowiedniego oświetlenia i czy ściana/scennik za Tobą podczas rozmowy jest wolna od bałaganu i zakłóceń.

Jacqueline Whitmore, Ekspert ds. Etyki Biznesu i założycielka The Protocol School of Palm Beach, podkreśla znaczenie właściwego oświetlenia, komentując:

"Ogólnie rzecz biorąc, unikaj świetlówek, które mogą rzucać niemiłe cienie.

Unikaj również świateł napowietrznych, ponieważ mogą one tworzyć cienie pod oczami".

Whitmore dodaje:

"Umieść swoje główne źródło światła za kamerą.

W ten sposób światło i aparat skierują się w tym samym kierunku.

Jeśli chodzi o kąt, kamera powinna być ustawiona na poziomie oczu.

Jeśli korzystasz z laptopa, umieść coś pod nim, aby go podnieść, aż oczy znajdą się na tym samym poziomie co obiektyw aparatu".

Użyj neutralnego tła

Whitmore podkreśla również, że wykorzystanie neutralnego tła jest ważne przy prowadzeniu lub uczestnictwie w wideokonferencji w celu utrzymania zorganizowanego i profesjonalnego wizerunku, rozwijającego się:

"Niezależnie od tego, czy jesteś w domu, czy w oficjalnym biurze, upewnij się, że twoje tło jest nieskomplikowane i profesjonalne.

Mniej znaczy więcej.

Innymi słowy, możesz lubić te wszystkie rodzinne zdjęcia wiszące na ścianie, ale osoba po drugiej stronie kamery może je rozpraszać.

To samo dotyczy wszystkiego, co może sprawić, że będziesz wyglądać nieprofesjonalnie - bałagan, ubrania, stosy pudełek, jedzenie i napoje".

Aby stworzyć odpowiednie tło, gdy pojawia się w aparacie, Whitmore sugeruje, aby usiąść przy biurku/na wybranym stanowisku pracy i zrobić zdjęcie lub zrzut ekranu przed rozmową wideo, abyś miał większą świadomość tego, co inni będą mogli zobaczyć.

Ona dalej komentuje:

"Usuń przedmioty na biurku lub na ścianie, które mogą pogorszyć wizerunek marki Twojej firmy.

Zastanów się nad wyznaczeniem jednej ściany jako ściany firmowej.

Zainwestuj w kolor i wizerunek tej ściany i zadbaj o jej spójność, ponieważ nawet jeśli Twoi klienci wiedzą, że pracujesz w pojedynkę, nie trzeba im przypominać, że pracujesz w domu".

Ubieraj się odpowiednio, gdy pojawiasz się w aparacie.

Podczas gdy obecna sytuacja może oznaczać, że pracujesz w domu, a Twoja rutyna i przyzwyczajenia uległy zmianie, prawidłowe ubranie się, gdy pojawiasz się w kamerze, ma kluczowe znaczenie dla dalszego promowania prawidłowych praktyk biznesowych wśród Twoich kolegów.

Technology Executive Amy Bailey, która zarządza zespołem 10 pracowników zdalnych z jej domu w Kalifornii, wyraża swoje zdanie:

"Tylko dlatego, że pracujesz w domu, nie oznacza, że możesz ubierać się jak dziwka - od pasa w górę, to znaczy.

"Nie oczekuję, że mój zespół będzie cały czas doskonały, ale upewnij się, że jesteś odpowiednio ubrany - piżama nie wchodzi w grę!"

Ona dodaje:

"Zoom daje Ci możliwość cyfrowego poprawienia wyglądu, przy użyciu technologii nie różniącej się od filtra Instagram, jeśli tego potrzebujesz.

Jednakże, opcja retuszu jedynie rozjaśnia i rozjaśnia Twoją cerę".

Uważaj na swoje maniery

Podobnie jak w przypadku spotkań, które mogą odbywać się osobiście, należy pamiętać o swoich manierach i etykiecie biznesowej podczas wideokonferencji, która pozostaje istotną częścią oddawania szacunku współpracownikom.

Bailey wyraża:

"Nie będziecie otwarcie przeglądać Twittera podczas spotkania, więc nie róbcie tego w rozmowie wideo".

Nawiąż kontakt wzrokowy z kamerą - jeśli piszesz, wycisz klawiaturę, aby inni ludzie nie słyszeli klikania.

Usiądź na swoim miejscu, gdy inni rozmawiają, a nie przewracaj się na kanapie - to pokazuje współpracownikom, że jesteś zaangażowany".

Dodatkowo Gianpiero Petriglieri, profesor nadzwyczajny ds. zachowań organizacyjnych w szkole biznesu INSEAD w San Francisco, oferuje rozwiązanie do prowadzenia wideokonferencji, w których uczestniczy większa grupa osób.

Sugeruje on, by uczestnicy, chcąc zabrać głos, starali się podnieść rękę.

"Łatwo jest zignorować osoby, których nie ma w pokoju, jeśli rozmowa się zaczyna.

Poproś ludzi, by dali ci znać, czy ktoś podnosi rękę, a ty jej nie widzisz".

Pozostań skoncentrowany podczas wideokonferencji.

Przy pierwszym uczestnictwie w wideokonferencji może pojawić się pewne poczucie nieprzewidywalności, a także potencjalne przeszkody, które mogą spowodować problemy również po tym punkcie.

Jonathan Grant, dyrektor generalny brytyjskiego dostawcy połączeń konferencyjnych Babl Cloud, zauważa, że każdy, kto bierze udział w wideokonferencji, powinien być zawsze świadomy tego, jak się zachowuje, gdy jest zarejestrowany.

"Ludzie widzą, czy słuchasz, czy jesteś ciągle rozproszony i patrzysz za siebie.

Zobaczą, czy w ogóle cię tam nie ma, bo poszedłeś otworzyć drzwi."

Dodaje:

"Pamiętaj, że ludzie cię obserwują.

Jest wiele rzeczy, które mogą pójść źle.

Jeśli w tle jest hałas, ludzie powinni wyłączyć wideo i wyciszyć się, żeby inni mogli skupić się na rozmowie."

Top